Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst over het gebruik van Branddock (de voorwaarden) tussen:

• de klant die een workspace in Branddock gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke); en
• de eenmanszaak Better Brands, eigenaar Erik Jager, die Branddock levert (de verwerker), KvK-nummer 75832208, btw-id NL001895948B05, gevestigd te Frisopark 2, 6711 WZ Ede, bereikbaar via hello@branddock.app.

Branddock is verwerker voor de persoonsgegevens in de workspace van de klant. Voor account- en factuurgegevens is Branddock zelf verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt de privacyverklaring.

Branddock verwerkt persoonsgegevens alleen om de dienst te leveren die de klant afneemt: het opslaan en bewerken van merkdata, het maken van content met AI, het koppelen van diensten die de klant zelf aansluit, en wat daarvoor technisch nodig is (hosting, opslag, beveiliging, foutopsporing). Welke verwerkingen dat zijn, met de soorten gegevens, de betrokkenen en de bewaartermijnen, staat in bijlage A. Deze overeenkomst geldt zolang Branddock persoonsgegevens voor de klant verwerkt.

Branddock verwerkt de persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. Die instructie is deze overeenkomst samen met wat de klant in Branddock instelt en doet. Branddock gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en traint er zelf geen AI-modellen mee. Welke sub-verwerkers wat ontvangen, staat in bijlage C. Is Branddock wettelijk verplicht anders te verwerken, dan meldt Branddock dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt Branddock dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Branddock dat meteen.

Wie bij Branddock toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht, door een contract of door de wet. Die toegang is beperkt tot wie hem voor de dienst nodig heeft.

Branddock neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, afgestemd op het risico. Welke maatregelen dat zijn, staat in bijlage B en op de securitypagina.

De klant geeft algemene toestemming voor de sub-verwerkers op de lijst op branddock.app/marketing/security (bijlage C). Branddock laat de klant een nieuwe of vervangende sub-verwerker vooraf per e-mail weten, zodat de klant bezwaar kan maken. Branddock legt de sub-verwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun nakoming.

Branddock helpt de klant, waar dat redelijkerwijs kan, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) en bij de verplichtingen uit art. 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, melden van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging). Komt een verzoek van een betrokkene bij Branddock binnen, dan stuurt Branddock het door naar de klant.

Branddock meldt een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de klant, en uiterlijk binnen 48 uur nadat Branddock ervan op de hoogte is. Branddock geeft daarbij de informatie die de klant nodig heeft om zelf te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen, en vult die aan zodra er meer bekend is.

Een deel van de sub-verwerkers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, of verwerkt daar (zie de regio in bijlage C). Doorgifte gebeurt alleen met een geldige grondslag: het EU-VS Data Privacy Framework als de leverancier daaronder gecertificeerd is, en anders de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Welke grondslag per leverancier geldt, staat in bijlage C.

Na het einde van de dienst verwijdert Branddock de persoonsgegevens van de klant, of geeft ze terug als de klant daarom vraagt, tenzij de wet bewaren verplicht. De klant kan zijn data vooraf exporteren. Bij het verwijderen van een workspace verdwijnen de gegevens uit de actieve database; uit back-ups binnen uiterlijk 30 dagen.

Branddock geeft de klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd, en werkt mee aan een audit door de klant of een onafhankelijke auditor die de klant aanwijst, na redelijke aankondiging en met geheimhouding. De kosten van een audit zijn voor de klant, tenzij die een wezenlijke tekortkoming van Branddock aantoont.

Voor de aansprakelijkheid gelden de voorwaarden. Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en de voorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat de verwerking van persoonsgegevens betreft. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Vragen: hello@branddock.app.

• Verwerking: opslaan en bewerken van de inhoud van de workspace (merk-DNA, persona's, campagnes, content, kennisbank) en het maken van content met AI. Categorieën betrokkenen: personen die de klant in zijn inhoud noemt (bijvoorbeeld contactpersonen, klanten, medewerkers), en de teamleden van de klant. Categorieën gegevens: wat de klant of zijn team invoert of uploadt; namen en e-mailadressen van teamleden. Bewaartermijn: zolang de workspace bestaat; verwijderen kan door de klant.
• Verwerking: gegevens uit diensten die de klant zelf koppelt (bijvoorbeeld Google Analytics, Search Console, sociale kanalen, een CRM), op initiatief van de klant. Categorieën betrokkenen: bezoekers, volgers of relaties van de klant, voor zover die dienst ze levert. Categorieën gegevens: wat de gekoppelde dienst teruggeeft; meestal geaggregeerde cijfers. Bewaartermijn: zolang de connector of de afgeleide gegevens in de workspace bestaan; ontkoppelen en verwijderen kan door de klant.
• Verwerking: import van vragenlijstantwoorden uit een door de verwerkingsverantwoordelijke gekoppelde dienst (Typeform, Jotform), op initiatief van een gebruiker. Categorieën betrokkenen: respondenten van de vragenlijst van de verwerkingsverantwoordelijke. Categorieën gegevens: antwoorden op meerkeuze- en schaalvragen (alleen geaggregeerd opgeslagen) en antwoorden op open vragen. Identificerende velden (naam, e-mail, telefoon, adres, verborgen velden, metadata) worden vóór opslag verwijderd; e-mailadressen en telefoonnummers in open antwoorden worden vervangen. Restrisico: persoonsgegevens die een respondent zelf in een open antwoord vermeldt, worden niet automatisch herkend en kunnen in het opgeslagen antwoord blijven staan. Bewaartermijn: zolang de persona of de samenvattende bron in de werkruimte bestaat; verwijderen kan door de gebruiker.

De maatregelen staan op de securitypagina: hosting en database in de EU, versleuteling van verkeer en van gekoppelde tokens, een strikte Content-Security-Policy, isolatie per organisatie en workspace, en toegang via rollen. Branddock werkt die pagina bij als de maatregelen veranderen.